Integracja systemów finansowych z KSeF – przebieg procesu

Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak także na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać dany status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli już te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować niemałą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy planowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie realnie powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Istotne jest również określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieduży zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednak zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeżeli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do odpowiedniego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. Jeśli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być zrealizowane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto rozważyć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać samoczynnie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada faktycznym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie znaleźć informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają co więcej uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala wycenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu stosowanych narzędzi z KSeF.

Warto zobaczyć: integracja KSeF API.