Integracja systemu księgowego z KSeF – najważniejsze zagadnienia

Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle jedynie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku wycinków równocześnie, dosłownie jeżeli już na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.

W szczególności istotne jest ustalenie, z którego skryptu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. O ile faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W tak zaistniałej okoliczności warto uprzednio ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy ważne jest, by użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy trzeba sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, ale również sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym celem. Warto także pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w tożsamy sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w przypadku błędów. W trakcie testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się jednak sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie lub komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas ważne staje się zobowiązanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu problemu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o dalszym działaniu. Równocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest właściwym wyjściem. Jeśli przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie należy uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono wprost na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma również przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Dosłownie dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nieszablonowych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej testom a także co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto a dodatkowo ograniczyć liczbę miejsc, w których powinno się szukać tych samych informacji. Jeżeli już status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych działa prawidłowo. Integracja KSeF jest więc też kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników daje możliwość zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Zobacz więcej: KSeF API.