Program do zarządzania dokumentami – uprawnienia użytkowników i kontrola dostępu

Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie za każdym razem jest widoczne w chwili stworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej podstawie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko bieżące potrzeby, niemniej jednak również sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które faktycznie należą do jednej sprawy. Na przykład, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię przekształceń. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Ważne jest również regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie dosłownie wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pośród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak sprawdzeniu przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do zastosowania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują też ustalenie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z owych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest także zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przemian. Sama data przekształceń nie tłumaczy, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami albo rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku należy rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz także sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw a także innych opisów, ale nie zastępuje kontroli jakości uskładanych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru powinno się określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić szukanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają także zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także stosowanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorakie okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących zaleceń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu automatycznie oznacza możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest też postępowanie w przypadku zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba prócz tego sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani ważnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie tylko jednorazowy odcinek jej uporządkowania.

Zobacz również: kontrola czasu pracy pracownika.