Porządkowanie zasobów firmowych – kategorie dokumentów i reguły ich opisywania
W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, ale również późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów jednocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych obowiązków.
Program do zarządzania dokumentami umożliwia uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest co więcej dostosowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Inaczej przeprowadza się dokumenty związane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednakże zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.
W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny tworzyć spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany albo tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez dany czas. Istotne jest zobowiązanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet świetnie uporządkowane repozytorium z zdarza się, że staje się trudne w obsłudze. Problemem bywają także różnorakie wersje tego samego dokumentu. Jeżeli już kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie w szczególności tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz też jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, szczególnie w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może także wykorzystywać metadane, takie jak data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. O ile opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Trzeba także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobów odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu bieżącej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do ludzi, którzy potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików albo odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Więcej: program do zarządzania dokumentami.