Konfiguracja systemu do współpracy z KSeF – podstawowe zagadnienia

Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do kolejnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym misją technicznym. Znaczenie ma przede wszystkim to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. O ile te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy planowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie de facto powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane wprost przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Istotne jest też określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieznaczny zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, jeżeli już nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz też jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być wykonane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto przeanalizować całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto też przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać samoczynnie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada realnym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej decyzji niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma także sposób informowania użytkowników o przebiegu zamiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie odnaleźć informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę także monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają prócz tego uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala wycenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu wykorzystywanych narzędzi z KSeF.

Warto sprawdzić: KSeF API dla programistów.