Cyfrowa archiwizacja dokumentacji – tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie danych

Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko liczba zaoszczędzonych materiałów, ale też zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami pozwala przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie wykonania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania powinno się jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje albo odkładać rejestrację na później. Zbyt intuicyjny formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie pozwala odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest postanowienie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia wyborów. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię przeróbek, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy powinno się ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez tożsamy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, podczas gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom sprawdzeniu. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy również pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasami staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów lub treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma także jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Powinno się również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają też zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także wykorzystywanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnych warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może wyłącznie odczytać dokument, czy też go zmodyfikować, ściągnąć albo przekazać dalej. Na prawdę istotna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie zadań lub zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki nadal są dostępne w czytelnej postaci.

Warto sprawdzić: rejestracja czasu pracy pracownika.